Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Lotus Demolition Oy
Y-tunnus: 2693462-9
Postiosoite: Kalliosolantie 2, 01740 Vantaa
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Petri Uomala
Postiosoite: Kalliosolantie 2, 01740 Vantaa
Sähköposti: info@lotusdemolition.fi
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn oikeusperuste sekä tarkoitus
Käsittelemme seuraavia asiakkaidemme ja muiden sidosryhmien edustajien henkilötietoja:
HENKILÖTIETOTYYPIT KÄSITTELYN TARKOITUS LAILLINEN PERUSTE Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana ja asiointikieli
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, ammatit, tittelit sekä yhteystiedot Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Oikeutettu etu Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset). Asiakassuhteemme hoitaminen ml. tapahtumien järjestäminen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen Oikeutettu etu Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset). Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet Asiakassuhteen hoitaminen sekä palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Oikeutettu etu Asiakassuhteeseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista ja toimeksiannoista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot, peruutuksia koskevat tiedot Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito Oikeutettu etu Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet Käyttäytymisen analysointi, profilointi Suostumus
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Tämän lisäksi tietoja käyttäjistä saadaan käyttöoikeuksien luomisen yhteydessä kerätyistä ja rekisterinpitäjän järjestelmiin syötetyistä tiedoista sekä käyttäjien laitteista käytön aikana kerätystä datasta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaistahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Käytämme alihankkijoita seuraavilla toimintamme osa-alueilla:
- markkinointi
- viestintä
- taloushallinta
- IT-hallinta
Kehitysvaiheessa olevien projektien johdosta emme voi nimetä jokaista alihankkijaamme, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit. Käyttäessämme alihankkijoita, olemme muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistuneet siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja vain Lotuksen antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty.
Säilytämme ja käsittelemme tietoja lähtökohtaisesti EU/ETA-alueella, mutta palveluidemme toteuttamisessa tarvittavat IT-hallinnon järjestelmät mahdollistavat myös tietojen siirron EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.
6. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämisen vuoksi on tarpeellista. Kirjanpidollisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi tarvittavia asiakasrekisterin tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika, pääsääntöisesti 6–10 vuotta. Muita asiakasrekisterin tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti koko asiakassuhteen keston ajan sekä viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Markkinointitarkoituksiin käsiteltäviä tietoja säilytämme 5 vuotta tietojen keräämisestä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse.
Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Tietojen tarkastuspyynnöt tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluun puhelimitse +358 20 732 0280 tai postitse kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen.
9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa 2. nimetylle yhteyshenkilölle.